您有沒有過這樣的經(jīng)歷：夜深人靜，人們都已進入了夢鄉(xiāng)。突然電話鈴聲響起，拿起話筒一聽，來電者說他有急事。什么急事?趕緊問。其實根本不是什么急事，就是問您明天能不能和他一起吃頓飯，真讓人哭笑不得。這樣的電話不僅讓人煩，而且也損害了打電話者的形象。

接打電話這事兒看似尋常，實則反映出個人的知理修養(yǎng)問題。特別是在機關里工作，咱們就更得多注意。

職場處處皆學問，我們一起來學習~

撥打電話

需注意這5點

擇時擇地通話

有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪您了!”否則的話對方很可能會厭煩。

撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。在工作場合，撥打私人電話應該盡量用自己的手機。

簡短通話

電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在職場中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。

通話內(nèi)容精練有序

正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，后講次要的事情。

禮貌掛機

結束通話后要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重復要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下，接您過來?！边@就是重復要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了。

從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先掛斷電話。如遇通話雙方地位一樣，一般是誰先撥打誰先掛斷。

能面談就不打電話

工作中經(jīng)常會遇到需要和同事討論交流或向領導匯報的情形。有些人有個不太好的習慣，喜歡電話匯報。匯報交流還是當面更為妥當。一方面，面對面交流會更詳細更具體，也更有成效；另一方面，當面溝通也顯得更有誠意，彰顯自己對人對事的重視程度。所以，懶得動不可取，匯報交流這種事最好不要依賴電話哦~

接聽電話

需注意這4點

鈴響不過3聲

接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。

倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉！讓您久等了?！?/p>

安排合理而有序的表達

接聽電話要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。一般來說，有約在先的電話，不要隨便讓別人代為接聽。如果是代領導或同事接聽電話，剛好領導或同事不在的話，應該首先告訴對方要找的領導或同事不在，然后再回問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為是有意回避。

正確處理突發(fā)情況

在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，一定要告訴對方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡不好，并請對方指定一個時間，再撥打過去。萬一電話突然中斷，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了，這是對他人的尊重。

文明尊重對方

電話機旁時刻準備著紙和筆，對方講一些重點時，可以迅速記錄下來。如果不能及時記錄，很可能在工作中造成錯誤和疏漏。而如果在接聽電話的過程中要求對方稍等一下再去尋找筆和紙，有可能讓人感到不夠被尊重。

接聽電話的時候要足夠專心，停止手上其他工作和動作，不要一邊接聽電話一邊與身邊人說話，這樣電話那邊的人會感到不受尊重。

接聽電話時要坐姿端正，不要東倒西歪。因為不同的坐姿所發(fā)出的聲音有所不同，另外坐姿不正確手中的電話容易滑落。如果可以，請在接聽電話的時候面帶微笑，即使對方看不到，也能感受到您的善意。

帥帥職場屋根據(jù)《秘書工作》整理